Préparer son départ

tuile programmes echanges partir

Vous avez été sélectionné pour une mobilité d’études à l’international ou vous avez déjà déclaré votre mobilité de stage à l’étranger ?

Avant de partir en mobilité en dehors des frontières françaises, il est important de préparer son séjour et de se renseigner sur votre destination.

La lecture de cette page vous permettra de disposer d’un panorama des risques et de connaitre les recommandations afférentes au pays de destination.

En toutes circonstances faites preuve de bon sens, soyez prudent et vigilant, observez et respectez les usages, les coutumes et les lois du pays où se déroule votre mobilité.

Découvrez comment préparer votre départ :

Conditions d'entrée

Les mobilités en dehors de l’Espace Economique Européen doivent toutes être soumises à l’avis Fonctionnaire de Sécurité Défense d’Aix-Marseille Université. Cette demande doit être effectuée entre 3 mois et 15 Jours avant votre départ en mobilité. Pour ce faire, vous devez absolument vous rapprocher de votre gestionnaire de mobilité en SRI ou DRI Campus qui se chargera de le solliciter. Un avis défavorable de sa part engendre une annulation de cette mobilité.

La France métropolitaine, DROM-COM ainsi que l'Espace Economique Européén (EEE) sont exemptés d'un avis FSD sauf les pays ci-dessous* :

  • Hongrie
  • Lituanie
  • Pologne
  • Roumanie
  • Slovaquie

*Cette liste est amenée à évoluer à tout moment en fonction de l’actualité, il est important en cas de doute de vous renseigner auprès de votre gestionnaire de mobilité.

Au vu des risques sécuritaires spécifiques en Ukraine, les mobilités prévues vers les pays limitrophes membre de l’EEE seront également soumis à avis FSD afin d’analyser les risques en fonction de la distance du lieu de mobilité et la frontière ukrainienne. Cette règle s'applique également aux reste du monde (dont le Royaume-Uni et la Suisse)


Dans le cas des mobilités de stage, cette demande auprès du FSD doit être faite avant la signature de la convention de stage par la composante.

Inscription site Ariane

Avant votre départ et pour votre sécurité, il vous est recommandé de vous inscrire en vous connectant sur le site d'Ariane.

Ariane vous permet, lorsque vous effectuez un voyage ou une mission ponctuelle, de vous signaler gratuitement et facilement auprès du Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères.


Cette inscription ne se substitue pas à l'inscription au registre des Français établis hors de France dès lors que le temps de séjour est supérieur à 6 mois.

Une fois vos données saisies sur Ariane :

  • Vous recevrez des recommandations de sécurité par courriel ou SMS si la situation dans le pays le justifie
  • Vous serez contacté en cas de crise dans votre pays de destination
  • La personne contact que vous aurez désignée pourra également être prévenue en cas de besoin.

Attention: entre la réservation de votre voyage et le départ, la situation d’un pays peut changer. Vérifiez donc les conditions d’annulation de votre voyage par les compagnies d’assurance voyage.

Démarches consulaires : formalités d'entrée sur le territoire

  • Pour un séjour dans les pays membres de l’Union Européenne ainsi qu'en Islande, au Liechtenstein, en Norvège, en Turquie et en Suisse : la carte d’identité, ou le passeport en cours de validité sont suffisants.
  • Pour les autres destinations, le passeport valide 6 mois après la fin de la mobilité et un visa étudiant sont nécessaires. Pour obtenir un permis d’étude/visa, contactez l’ambassade et/ou le consulat du pays étranger en France.
  • Pour un séjour d’études au Québec il est recommandé d’obtenir un permis d’études* même si votre mobilité est d’une durée inférieure ou égale à six mois, et le Certificat d’Acceptation du Québec.

*Normalement l’étudiant en mobilité pour une durée inférieure à 6 mois n’est pas tenu de réclamer un permis d’étude. Un visa d’étude peut suffire mais dans le cas où vous avez la possibilité de prolonger votre mobilité, ou vous souhaitez réaliser un stage par la suite, le permis d’étude permettra d’obtenir une AVE (Autorisation de Voyage Electronique).
Pour en savoir plus, consultez les sites des autorités d’immigration québécoises et canadiennes.

L’inscription au registre des Français établis hors de France

Le Consulat Général de France est à la charge, d’assurer la défense et la protection des Français à l’étranger.
Il propose également des services de Mairie ou de Préfecture lors de votre séjour à l’étranger. Il vous est vivement recommandé de vous inscrire au registre des Français établis hors de France et de solliciter une carte consulaire.


Cette démarche est gratuite, volontaire et non obligatoire et peut s’avérer utile (Par exemple, pour obtenir un renouvellement de passeport ou dans le cas de la mise en place d’un plan de sécurité dans le pays).
De plus, seule cette inscription permet au poste consulaire d’avoir connaissance de votre présence sur le territoire.


Pour  toute  inscription, vous  devez  vous  munir  de votre pièce d’identité, d’un justificatif de votre nationalité française et d’une attestation de résidence dans la circonscription consulaire.
Pour plus de renseignements au sujet de la procédure d’inscription, consultez le site internet de l’Ambassade ou du Consulat du pays dans lequel vous allez séjourner ou le site de la Maison des Français de l’Etranger.
Pour les étudiants d’une nationalité autre que  française,  il  est  recommandé  de  se  rapprocher  du Consulat du pays d’origine dans le pays d’accueil.

Protection sociale, assurances et vaccinations

Protection sociale


En Europe :
Pour un séjour temporaire, la carte européenne d'assurance maladie (CEAM) atteste de vos droits à l'assurance maladie.
Lors   d'un   séjour   temporaire   dans   un   Etat   membre de   l'Espace économique européen (EEE) ou  en  Suisse,  elle  vous  permet  de  bénéficier  de  la  prise  en  charge  des  soins médicalement nécessaires. Contactez votre mutuelle étudiante pour vous la procurer. Pour plus d’informations visitez également le site d'Améli


Au Québec
En vertu du « Protocole d’entente entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de la République française relatif à la protection sociale des étudiants et des participants à la coopération », les ressortissants français poursuivant leurs études au Québec sont admis aux prestations de l’assurance-maladie et de l’assurance-hospitalisation en vigueur au Québec ; ils en bénéficient aux mêmes conditions que les étudiants québécois.

  • Avant votre départ :

Demandez à votre caisse d'Assurance Maladie le formulaire SE 401-Q-106 « Attestation d'affiliation à leur régime de sécurité sociale des participants aux échanges entre établissements d'enseignement supérieur »et faites-le compléter par votre université en France. Ce formulaire atteste que vous êtes assuré du régime de Sécurité sociale en France. Vous n'avez donc pas besoin d'adhérer au régime étudiant de sécurité sociale du Québec.

  • À votre arrivée au Québec :

Inscrivez-vous auprès de la Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ) en présentant ce formulaire. Vous pourrez ainsi bénéficier sur place de la prise en charge de vos soins médicaux par la RAMQ pour le compte de la France, sans avoir à envoyer des demandes de remboursement en France durant votre séjour.

En cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, vous serez couvert par la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST). Dans un pays sans convention de sécurité sociale avec la France ou avec une convention sans mention spécifique du cas des étudiants, vous devez vous inscrire auprès du régime étudiant de sécurité sociale du pays.

Pour obtenir des informations plus précises, contactez votre caisse d'Assurance Maladie, l'ambassade ou le consulat de votre futur pays d'accueil.

Ailleurs dans le monde


Pour un séjour dans les autres pays, il est obligatoire de détenir une couverture d’assurance médicale valide dans le pays. Certains établissements universitaires offrent une couverture sociale à des conditions avantageuses.
Sinon, contactez votre mutuelle étudiante pour prévoir une couverture santé adaptée. En cas de soins médicaux pendant votre séjour, vous devrez régler les frais sur place. Pensez alors  à  bien  conserver  toutes  les  factures  et  les  justificatifs  de  paiement,  et  présentez-les  à  votre mutuelle étudiante, à votre retour en France.
Elle pourra éventuellement vous rembourser selon les termes de votre contrat d’assurance.

Assurances


Vérifiez la validité de votre assurance responsabilité civile pour le pays d’accueil.
Souscrivez un complément si nécessaire, notamment pour le rapatriement sanitaire.
Si vous voyagez en voiture, pensez à souscrire une extension d’assurance pour les pays en transit et le pays d’accueil et veuillez à ce que l’équipement du véhicule soit conforme à la règlementation en vigueur (gilet de sécurité, triangle de signalisation, extincteur, éthylotest, ...)


Vaccinations


Vérifiez la nécessité des vaccins et les conseils sur l’état d’hygiène pour votre pays d’accueil auprès des organismes officiels :

  • Le CIMED pour connaître l'état sanitaire et médical dans plus de 200 villes à travers le monde et pour avoir une appréciation qualifiée sur les structures médicales locales:
  • L’Institut Pasteur

Ce sera également l’occasion de vérifier si votre carnet de vaccinations est à jour.


Logement


Excepté dans le cas où une convention d’échange spécifique assurant un logement est conclu entre AMU et l’université d’accueil de l’étudiant, il est de la responsabilité de l’étudiant de trouver un logement sur place.
Il est fortement recommandé de s’y prendre le plus tôt possible en amont de son départ en mobilité internationale. Certaines destinations ont tendance à être surchargées très vite et la réservation de logement à la dernière minute peut entrainer de nombreux coûts.

Situation de Handicap

Les  étudiants  en  situation de  handicap  qui  souhaitent  effectuer  une  mobilité  internationale  peuvent bénéficier d’un certain nombre d’aides spécifiques en complément des aides accordées à l’ensemble des étudiants.


Ces aides varient en fonction de l’organisme qui finance :

  • La région PACA attribue aux étudiants en situation de handicap, un forfait supplémentaire de 400 € à travers le dispositif PRAME ;
  • Le programme Erasmus+ propose à l’étudiant les mesures suivantes (extrait du contrat Erasmus+):

- Vous conserverez lors de votre période de mobilité internationale votre prestation de compensation du handicap.


Attention ! Il vous faudra anticiper tous vos besoins à l’étranger afin de pouvoir le cas échéant faire une demande de complément d’heures. Vous devrez également anticiper un recrutement sur place. Toutes les fois où l’auxiliaire habituel  a effectué le voyage, cela a entraîné des problèmes autant de financements que juridiques).


- Si vous êtes bénéficiaire de l’Allocation aux Adultes Handicapés (AAH) vous continuerez également de  percevoir  votre  allocation  puisque  dans  les  conditions  de  résidence  sont  intégrés  les  séjours inférieurs à trois mois. Tout comme les séjours de plus de trois mois effectués dans le cadre d’une poursuite d’études, de l’apprentissage d’une langue étrangère ou d’une formation professionnelle. Pensez toutefois à prévenir votre CAF.


- Si vous partez dans le cadre d’ERASMUS+, vous pouvez bénéficier d’une bourse complémentaire de la part de l’Agence Europe Education Formation France. Pour  cela,  vous  devez  prendre  contact  avec votre gestionnaire de mobilité au sein d'Aix-Marseille Université.


- Vous devrez remplir un dossier "Erasmus +" pour étudiant gravement handicapé » où vous devrez détailler tous vos besoins et fournir des devis afin que l’Agence puisse faire le comparatif entre les besoins déjà financièrement couverts et les surcoûts : il vous faut donc évaluer l’ensemble de vos besoins liés à la vie quotidienne (auxiliaire de vie, transports...) et ceux liés à l’accessibilité pédagogique (aménagements d’emploi du temps, les outils mis à disposition, ordinateur...). Il est très important de ne rien oublier car vous ne pourrez pas demander un «complément » à votre retour !


- Pour connaître ce qui existe dans votre futur établissement d’accueil en ce qui concerne les aides et accompagnement, contactez le service des relations internationales de votre établissement actuel qui doit vous aider dans ces démarches.


Attention, à l’issue de votre séjour vous devrez justifier l’ensemble de vos dépenses sur factures.Votre organisme de sécurité sociale doit vous délivrer une carte européenne de santé pour les pays où celle-ci est nécessaire.


Attention dans d’autres pays, il existe d’autres dispositifs. Compte-tenu des coûts spécifiques, vos complémentaires santé doivent être prises avant votre départ afin d’éviter toutes  dépenses  de  santé  excessives.


En  tout  état  de  cause,  prenez  contact  avec  votre  mutuelle étudiante ou le centre payeur de sécurité sociale dont vous dépendez, afin d’envisager vos besoins dans ce domaine."
L’étudiant doit se rapprocher de la Direction des Relations Internationales ou du Service des Relations Internationales  de  sa  composante  pour  se  procurer  le  dossier  «  Erasmus+  pour  étudiant  gravement handicapé » à renseigner.
Pour les étudiants qui bénéficient d’une bourse AMI - MENESR, il n’existe pas d’aide spécifique.

Mots-clés
Mobilité internationale
Préparer son départ