FAQ - Destinée aux personnels d'AMU

Des mesures destinées à enrayer la circulation du virus sont encadrées par la publication de dispositions réglementaires spécifiques rapidement évolutives et adaptées au besoin à chaque région ou département.

1. Vous présentez des symptômes de Covid-19

En application de la circulaire DGAFP du 12 janvier 2021, tous les agents publics présentant des symptômes d’infection à la COVID-19 remplit le formulaire en ligne mis en place par la CNAM sur la plateforme « declare.ameli.fr » et s’engage à effectuer un test de détection du SARS-CoV-2 dans un délai de deux jours.

Pendant cette période et jusqu’aux résultats du test, le chef de service est invité à placer l’agent en ASA si le travail à distance n’est pas possible sur présentation du récépissé généré par la plateforme de la CNAM.

  • Si le résultat du test est négatif, l’agent doit enregistrer la date d’obtention du résultat du test sur la plateforme « declare.ameli.fr » et reprendre, dès le lendemain de la réception résultats du test, l’exercice de ses fonctions
     
  • Si l’agent n’a pas réalisé de test après s’être déclaré symptomatique, l’ASA doit être requalifié en absence injustifiée. L’agent aura alors la possibilité de déposer un jour de congé annuel ou de RTT afin de régulariser sa situation
     
  • Si le test est positif, il enregistre la date d’obtention du résultat du test sur la plateforme « declare.ameli.fr ». L’agent est alors placé en congé maladie sans jour de carence à compter de la date indiquée dans l’arrêt établi et transmis à l’agent par la caisse de l’assurance maladie à l’issue de l’appel téléphonique dans le cadre du « contact tracing »

 

2. Situation individuelle des agents

 

2.1 - Que se passe-t-il si je souhaite venir travailler en présentiel mais que mon responsable s’y oppose ? 

Comme le précisent les dispositions réglementaires, « les agents dont les fonctions peuvent être exercées totalement ou principalement à distance doivent en principe être placés en télétravail cinq jours par semaine ». 

Le télétravail participe en effet à la démarche de prévention du risque d’infection au virus en limitant l’affluence dans les transports en commun et la présence dans les bureaux et espaces partagés. 
La sécurité des agents est la priorité. Si le responsable considère que le travail en présentiel ne s’impose pas, je dois travailler à distance. Ce dernier devra cependant évaluer les demandes en tenant compte de la situation personnelle des agents (conditions de travail à distance au domicile, situation psychologique, etc.).

2.2 Comment s’opère la manifestation écrite d’un agent souhaitant travailler sur site ?

L’agent doit se déclarer volontaire par mail ou courrier

2.3 - Que se passe-t-il si mon responsable me demande de venir mais que je n’y suis pas favorable ?

En cas de nécessité absolue de service (à déterminer par le responsable, telle l’impossibilité d’exercer les activités à distance), le travail sur site peut être sollicité, sauf préconisation du SUMPP de mise en œuvre du travail à distance pour raison de santé, notamment cas contact COVID et personnes vulnérables. Il s’agit notamment des activités de logistique, maintenance, etc.

Lorsqu’il n’y a pas nécessité absolue de service, le travail en présentiel demeure possible sur la base du volontariat (d’où la nécessité de recueillir une demande écrite de l’agent) et dans le respect des modalités prévues dans le courriel du Président (faible occupation globale des locaux).

2.4 - Qui peut être placé en autorisation spéciale d’absence (ASA) ? 

En application de la circulaire du 29 octobre 2020 du ministère de la transformation et de la fonction publiques et à la circulaire du 12 janvier 2021 de la DGAFP, et de la mise à jour de la FAQ DGAFP du 2 avril 2021, les seules situations d’ASA sont les suivantes : 

  • L’agent qui présente des symptômes qui se déclare sur la plateforme « declare.ameli.fr » et s’engage à effectuer un test de détection du SARS-CoV-2 dans un délai de deux jours, peut être placé en ASA si le travail à distance n’est pas possible et sur présentation du récépissé généré par la plateforme de la CNAM pendant cette période et jusqu’aux résultats du test (cf. supra)
     
  • L’agent qui se trouve dans l’impossibilité de travailler à distance peut bénéficier d’une ASA s’il fait l’objet d’une mesure d’isolement en tant que cas contact à risque de contamination selon la procédure de « contact tracing » mise en œuvre par l’assurance maladie.
     
  • Les personnels vulnérables au sens du décret 2020-1364 du 10 novembre 2020 dont les missions ne sont pas télétravaillables

 
« Des autorisations spéciales d'absence (ASA) sont accordées aux agents dont les missions ne sont pas télétravaillables afin d'assurer la garde de leur(s) enfant(s) de moins de 16 ans. Ces autorisations ne peuvent bénéficier qu'à un des parents à la fois. Le parent devant assurer la garde des enfants en situation de handicap bénéficie d'ASA, quel que soit l'âge de l'enfant.
 
En raison de la fermeture des écoles, des crèches et des activités périscolaires et extrascolaires, des ASA « garde  d'enfant»  pourront  être  accordées  à  titre dérogatoire jusqu'au 26 avril à des agents dont les fonctions sont télétravaillables dans les conditions suivantes :

  • pour assurer la garde d'un ou plusieurs enfants habituellement pris en charge par une structure de petite enfance, scolarisé en maternelle ou dans l'enseignement élémentaire s'ils sont dans l'impossibilité de faire assurer la garde de leurs enfants par un moyen alternatif (conjoint, famille...);
  • et sur demande adressée au chef de service qui doit tenir compte de la situation individuelle de chaque agent et des impératifs de continuité du service.

Ces mesures ne peuvent bénéficier qu'à un des parents à la fois. L'agent remettra à son employeur une attestation sur l'honneur qu'il est le seul des deux parents à bénéficier de la mesure pour les jours concernés et qu'il ne dispose pas de modes de garde alternatifs.

Ces ASA ne s'imputent pas sur le contingent des ASA pour garde d'enfants malades.
 

2.5 - Un agent peut-il se déclarer en ASA alors qu’il dispose des moyens pour travailler à distance ? Y compris s’il s’agit de matériel personnel ? 

Non, le placement en ASA relève du responsable, le cas échéant sur préconisation du médecin du travail. Un agent ne peut refuser de travailler à distance avec les outils AMU mis à sa disposition. En revanche, il n’y a pas d’obligation à utiliser du matériel personnel. S’il ne peut travailler à distance, il doit assurer ses activités en présentiel.

2.6 - Est-il utile de demander à télétravailler alors que le travail à distance devient la norme ?

Les deux modalités sont indépendantes ; le travail à distance est un mode dégradé qui se justifie par la situation sanitaire. Les personnels qui souhaitaient télétravailler sont invités à formuler leurs demandes depuis le 2 novembre dans le cadre de la procédure mise en ligne sur les pages «DRH » du site web > rubrique « télétravail »
 

2.7 - Le jour de carence s’applique-t-il en cas de congé maladie ?

En application du décret n° 2021-15 du 8 janvier 2021 relatif à la suspension du jour de carence au titre des congés de maladie directement en lien avec la covid-19 accordés aux agents publics et à certains salarié,  le jour de carence ne s’applique plus, mais seulement pour les agents ayant effectué un test positif de détection du SARS-CoV-2.

 

2.8 - Le jour de carence s’applique-t-il en cas de congé maladie ?

Je ne peux pas être placé en ASA. Si mes missions le permettent, je travaille à distance. Sinon, mon employeur doit m’assurer une protection complémentaire (mise à disposition de masques chirurgicaux et aménagement du poste de travail).

 

3. Suivi de l’organisation du travail par les responsables 

3.1 Quelles sont les règles d'organisation du travail entre présentiel et distanciel ?  (soumis à évolution selon les conditions sanitaires et consignes nationales)

  • A compter du 19 mai : incitation des collègues à revenir un jour par semaine en présentiel au bureau.
  • A compter du 9 juin : incitation des collègues à revenir deux jours par semaine en présentiel au bureau.  
  • A compter du 1er juillet : reprise en présentiel à raison de trois jours par semaine
  • A compter du 1er septembre : fin du travail à distance. Reprise en présentiel et application des modalités de télétravail validées.

3.2 - Comment s’entend la limite du travail en présentiel établie à 30% ? Quel est le périmètre à retenir ?

Cette limite s’entend de façon souple, par structure. Dans tous les cas, il faut limiter les présences simultanées et privilégier l’occupation d’un bureau individuel, les horaires décalés, les rotations pour les bureaux occupés par plusieurs agents.

3.3 - Je n’ai pas d’équipement informatique à mon domicile. Comment organise-t-on le transfert du matériel de bureau ? Est-ce autorisé ? Quel suivi ?

Le déplacement au domicile de l’agent du poste de travail informatique est souvent demandé par des agents qui ne disposent pas de matériel personnel mais souhaitent et peuvent travailler à distance. Le déplacement massif de ces équipements fixes n’est pourtant pas souhaitable ni possible : risques de casse,  configuration réseau incompatible avec un réseau domestique, etc.

Voici ce qui est proposé :

  • Dans les unités de recherche, les postes de travail ne sont pas gérés par la DOSI : le Directeur d’Unité appréciera l’opportunité de répondre à une demande de déplacement du poste de travail. Le cas échéant il l’autorisera de façon expresse (par écrit, un mail suffira),
     
  • En composante, direction, service commun, la DOSI administre les postes de travail : les déplacer nécessite des manipulations au cas par cas pour gérer les accès réseau notamment. Cela a déjà été configuré, pour les postes de son périmètre, par la DOSI Aix-Schuman, mais pas pour les autres sites. Par conséquent, sur autorisation du responsable de la structure et validation de la DOSI Campus Aix, le déplacement pourra être autorisé,
     
  • Ponctuellement, et de façon limitée, le déplacement de périphériques dont la manipulation est moins risquée (écran, clavier, souris) peut être autorisée par le responsable de structure, lorsque cela permet de faciliter le travail à distance, 

NOTA BENE : Un suivi doit être organisé au niveau de chaque structure pour chaque agent et équipement concerné. Le matériel demeure sous la responsabilité des agents et ne peut être déplacé sans l’accord du responsable (et de la DOSI le cas échéant).

  • Dans tous les autres cas, la DOSI propose de mettre à disposition temporaire des ordinateurs portables qui sont en stock et plus aisément configurables/déployables que des postes fixes. Si l’agent ne dispose pas de matériel personnel et qu’il est à même de travailler à distance, le responsable de la structure fera remonter à la DOSI une demande dématérialisée de mise à disposition temporaire de matériels portables : https://amuinfotd.univ-amu.fr
     
  • Les agents en charge des opérations de gestion prévues au Plan de Continuité d’Activité seront prioritaires.

3.4 - Doit-on suivre la présence des agents sur site ?

Chaque structure doit être en capacité de connaître la situation de ses agents au jour le jour (travail en présentiel, travail à distance, ASA, congés).
A ce stade, et afin de ne pas alourdir le travail des laboratoires, composantes, directions, il n’est pas demandé de remontée de suivi nominatif et hebdomadaire comme lors du premier épisode de confinement. 

3.5 - Qui contacter si un responsable perçoit qu’un collaborateur est en difficulté ?

Il faut prendre l’attache des DRH campus et du service de médecine de prévention des personnels. Il est important que les responsables accordent une attention particulière aux personnels qui avaient présenté des fragilités lors du premier confinement.
 

4. Conséquences du confinement sur les activités RH

4.1 - Les opérations de paye vont-elles être impactées par le reconfinement ? 

A ce jour, la DRH et l’agence comptable se mobilisent pour assurer les opérations prévues. Il est possible que des restrictions nous soient communiquées par la Direction Régionale des Finances Publiques. Pour le moment, les payes de novembre et décembre sont préparées sans restriction. 

4.2 - Les commissions de mobilité interne sont-elles maintenues ? Les entretiens de suivi de la mobilité des agents, suivi de période d’essai, sont-ils maintenus ? 

Les entretiens peuvent s’opérer par skype ou en présentiel si tous les participants sont volontaires (dans le respect des règles de protection précitées).

4.3 - Les formations sont-elles maintenues ? 

Oui, les formations sont maintenues dès lors qu’elles peuvent se dérouler par skype. Des sessions supplémentaires pourront être organisées après le confinement pour les agents qui n’auraient pas accès à skype

4.4- Peut-on reporter la prise de postes des agents nouvellement recrutés ? 

Non, ce report n’est pas possible si l’agent a reçu le mail de confirmation de son recrutement. En revanche, le renouvellement de la période d’essai peut être envisagé si les conditions d’intégration et de travail à distance le justifient.

4.5 - Comment contacter les DRH campus ? Mon gestionnaire carrière et paye ?

Les agents sont invités à privilégier les contacts par mail et skype – L’utilisation du téléphone est déconseillée en raison du déploiement du travail à distance. 
 

 

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