FAQ - Destinée aux personnels d'AMU

Des mesures destinées à enrayer la circulation du virus sont encadrées par la publication de dispositions réglementaires spécifiques rapidement évolutives et adaptées au besoin à chaque région ou département.

Rentrée 2021 : Les modalités de travail telles que nous les connaissions avant les congés s’appliquent également jusqu’au 23 janvier inclus, pour celles et ceux n’étant pas concernés par la préparation de la rentrée étudiante en présentiel.

1. Situation individuelle des agents

1.1 - Que se passe-t-il si je souhaite venir travailler en présentiel mais que mon responsable s’y oppose ? 

Comme le précisent les dispositions réglementaires, « les agents dont les fonctions peuvent être exercées totalement ou principalement à distance doivent en principe être placés en télétravail cinq jours par semaine ». 

Le télétravail participe en effet à la démarche de prévention du risque d’infection au virus en limitant l’affluence dans les transports en commun et la présence dans les bureaux et espaces partagés. 
La sécurité des agents est la priorité. Si le responsable considère que le travail en présentiel ne s’impose pas, je dois travailler à distance. Ce dernier devra cependant évaluer les demandes en tenant compte de la situation personnelle des agents (conditions de travail à distance au domicile, situation psychologique, etc.).

1.2 Comment s’opère la manifestation écrite d’un agent souhaitant travailler sur site ? ?

L’agent doit se déclarer volontaire par mail ou courrier

1.3 - Que se passe-t-il si mon responsable me demande de venir mais que je n’y suis pas favorable ?

En cas de nécessité absolue de service (à déterminer par le responsable, telle l’impossibilité d’exercer les activités à distance), le travail sur site peut être sollicité, sauf préconisation du SUMPP de mise en œuvre du travail à distance pour raison de santé, notamment cas contact COVID et personnes vulnérables. Il s’agit notamment des activités de logistique, maintenance, etc.

Lorsqu’il n’y a pas nécessité absolue de service, le travail en présentiel demeure possible sur la base du volontariat (d’où la nécessité de recueillir une demande écrite de l’agent) et dans le respect des modalités prévues dans le courriel du Président (faible occupation globale des locaux).

1.4 - Qui peut être placé en autorisation spéciale d’absence (ASA) ? 

Comme l’indique la circulaire du 29 octobre 2020 du ministère de la transformation et de la fonction publiques, les agents ont vocation à assurer leurs fonctions à distance ou en présentiel. Les seules situations d’ASA sont les suivantes : 

  • Les personnels identifiés contacts à risque dont les missions ne sont pas télétravaillables
     
  • Les personnels vulnérables dont les missions ne sont pas télétravaillables (le décret définissant les critères permettant d’identifier les personnels vulnérables sera modifié dans les tous prochains jours).
     
  • Le parent devant assurer la garde de son enfant de moins de 16 ans en raison de la fermeture de leur crèche, école ou collège, ou encore lorsque son enfant est identifié comme cas contact à risque.

1.5 - Un agent peut-il se déclarer en ASA alors qu’il dispose des moyens pour travailler à distance ? Y compris s’il s’agit de matériel personnel ? 

Non, le placement en ASA relève du responsable, le cas échéant sur préconisation du médecin du travail. Un agent ne peut refuser de travailler à distance avec les outils AMU mis à sa disposition. En revanche, il n’y a pas d’obligation à utiliser du matériel personnel. S’il ne peut travailler à distance, il doit assurer ses activités en présentiel.

1.6 - Est-il utile de demander à télétravailler alors que le travail à distance devient la norme ?

Les deux modalités sont indépendantes ; le travail à distance est un mode dégradé qui se justifie par la situation sanitaire. Les personnels qui souhaitaient télétravailler sont invités à formuler leurs demandes depuis le 2 novembre dans le cadre de la procédure mise en ligne sur les pages «DRH » du site web > rubrique « télétravail »
 

1.7 - Le jour de carence s’applique-t-il en cas de congé maladie ?

A ce jour, il s’applique (mais il est possible que la réglementation évolue).
 

2. Suivi de l’organisation du travail par les responsables 

 

2.1 - Comment s’entend la limite du travail en présentiel établie à 30% (courrier du Président AMU-Info du 29 octobre 2020) ? Quel est le périmètre à retenir ?

Cette limite s’entend de façon souple, par structure. Dans tous les cas, il faut limiter les présences simultanées et privilégier l’occupation d’un bureau individuel, les horaires décalés, les rotations pour les bureaux occupés par plusieurs agents.

2.2 - Je n’ai pas d’équipement informatique à mon domicile. Comment organise-t-on le transfert du matériel de bureau ? Est-ce autorisé ? Quel suivi ?

Le déplacement au domicile de l’agent du poste de travail informatique est souvent demandé par des agents qui ne disposent pas de matériel personnel mais souhaitent et peuvent travailler à distance. Le déplacement massif de ces équipements fixes n’est pourtant pas souhaitable ni possible : risques de casse,  configuration réseau incompatible avec un réseau domestique, etc.

Voici ce qui est proposé :

  • Dans les unités de recherche, les postes de travail ne sont pas gérés par la DOSI : le Directeur d’Unité appréciera l’opportunité de répondre à une demande de déplacement du poste de travail. Le cas échéant il l’autorisera de façon expresse (par écrit, un mail suffira),
     
  • En composante, direction, service commun, la DOSI administre les postes de travail : les déplacer nécessite des manipulations au cas par cas pour gérer les accès réseau notamment. Cela a déjà été configuré, pour les postes de son périmètre, par la DOSI Aix-Schuman, mais pas pour les autres sites. Par conséquent, sur autorisation du responsable de la structure et validation de la DOSI Campus Aix, le déplacement pourra être autorisé,
     
  • Ponctuellement, et de façon limitée, le déplacement de périphériques dont la manipulation est moins risquée (écran, clavier, souris) peut être autorisée par le responsable de structure, lorsque cela permet de faciliter le travail à distance, 

NOTA BENE : Un suivi doit être organisé au niveau de chaque structure pour chaque agent et équipement concerné. Le matériel demeure sous la responsabilité des agents et ne peut être déplacé sans l’accord du responsable (et de la DOSI le cas échéant).

  • Dans tous les autres cas, la DOSI propose de mettre à disposition temporaire des ordinateurs portables qui sont en stock et plus aisément configurables/déployables que des postes fixes. Si l’agent ne dispose pas de matériel personnel et qu’il est à même de travailler à distance, le responsable de la structure fera remonter à la DOSI une demande dématérialisée de mise à disposition temporaire de matériels portables : https://amuinfotd.univ-amu.fr
     
  • Les agents en charge des opérations de gestion prévues au Plan de Continuité d’Activité seront prioritaires.

2.3 - Doit-on suivre la présence des agents sur site ?

Chaque structure doit être en capacité de connaître la situation de ses agents au jour le jour (travail en présentiel, travail à distance, ASA, congés).
A ce stade, et afin de ne pas alourdir le travail des laboratoires, composantes, directions, il n’est pas demandé de remontée de suivi nominatif et hebdomadaire comme lors du premier épisode de confinement. 

2.4 - Qui contacter si un responsable perçoit qu’un collaborateur est en difficulté ?

Il faut prendre l’attache des DRH campus et du service de médecine de prévention des personnels. Il est important que les responsables accordent une attention particulière aux personnels qui avaient présenté des fragilités lors du premier confinement.
 

3. Conséquences du confinement sur les activités RH

3.1 - Les opérations de paye vont-elles être impactées par le reconfinement ? 

A ce jour, la DRH et l’agence comptable se mobilisent pour assurer les opérations prévues. Il est possible que des restrictions nous soient communiquées par la Direction Régionale des Finances Publiques. Pour le moment, les payes de novembre et décembre sont préparées sans restriction. 

3.2 - Les commissions de mobilité interne sont-elles maintenues ? Les entretiens de suivi de la mobilité des agents, suivi de période d’essai, sont-ils maintenus ? 

Les entretiens peuvent s’opérer par skype ou en présentiel si tous les participants sont volontaires (dans le respect des règles de protection précitées).

3.3 - Les formations sont-elles maintenues ? 

Oui, les formations sont maintenues dès lors qu’elles peuvent se dérouler par skype. Des sessions supplémentaires pourront être organisées après le confinement pour les agents qui n’auraient pas accès à skype

3.4- Peut-on reporter la prise de postes des agents nouvellement recrutés ? 

Non, ce report n’est pas possible si l’agent a reçu le mail de confirmation de son recrutement. En revanche, le renouvellement de la période d’essai peut être envisagé si les conditions d’intégration et de travail à distance le justifient.

3.5 - Comment contacter les DRH campus ? Mon gestionnaire carrière et paye ?

Les agents sont invités à privilégier les contacts par mail et skype – L’utilisation du téléphone est déconseillée en raison du déploiement du travail à distance. 
 

 

Mots-clés
FAQ personnels
Reprise
Informations générales Sanitaires & RH
Rentrée universitaire
2020-2021
Personnels