Les grandes étapes de suivi de votre mobilité courte

En amont de votre départ, mais aussi après votre mobilité courte, vous allez être invité à compléter plusieurs formulaires de suivi sur le portail de mobilité d’AMU.
Ces différents formulaires permettront à nos services administratifs des relations internationales :

• De collecter les informations et documents nécessaires à la constitution de votre dossier de mobilité
• De valider votre mobilité
• D’étudier votre éligibilité à une bourse et de verser les allocations de bourse si vous êtes éligible
• De réceptionner les documents complémentaires de votre mobilité à votre retour

Avant votre départ en mobilité courte

Finaliser votre contrat d’étude - dès votre sélection

Envoyez votre contrat d’études à l’Université organisatrice du BIP pour signature.  Vous trouverez le contact de l’organisateur sur la page de présentation BIP onglet « practical details».

Compléter le formulaire d’enregistrement - Mobilités courtes- avant le début du programme BIP

Ce formulaire vous permettra :

• D’indiquer les dates prévues de votre mobilité (partie virtuelle et partie présentielle)
• De déposer les documents obligatoires de votre dossier de mobilité :
  • Votre contrat d’études Erasmus+ BIP signé par toutes les parties (vous-même, l’Université d’envoi – AMU, l’Université d’accueil – l’organisateur)
  • Vos attestations d’assurance individuelle accident, responsabilité civile et rapatriement sanitaire
  • Votre carte Européenne d’assurance Maladie (si vous êtes ressortissant de l’Espace Economique Européen ou Suisse)
  • Votre certificat de scolarité de l’année en cours
  • Vos justificatifs inclusion Erasmus+ si vous êtes éligible.
  • Déposer votre RIB si vous êtes éligible à une bourse et votre notification conditionnelle ou définitive Crous si vous êtes concerné

Ces démarches doivent être effectuées impérativement avant le début de la première session du programme BIP auquel vous participerez. Au-delà de cette date votre dossier ne pourra être recevable ni prétendre à un financement.

Pendant le Comité de bourse du mois en cours, nos services évalueront votre éligibilité aux différents financements proposés par Aix Marseille Université.
A la suite du comité de bourse, vous recevrez :

• Une notification d’attribution de bourse ou, le cas échéant, une notification de non-attribution de bourse.
• Un contrat de financement Erasmus+ dans le cas où vous êtes éligible à une bourse Erasmus+

Compléter et signer votre Contrat de financement Erasmus+- avant le début de la partie présentielle du BIP

Dans le cas où vous êtes éligible à une bourse Erasmus+, il est impératif pour vous de signer votre contrat de financement Erasmus+ et de venir le déposer à votre gestionnaire de mobilité à votre bureau des relations internationales de proximité avant votre départ à l’étranger.

A votre retour

Compléter le formulaire de suivi - au retour

Ce formulaire vous permettra de téléverser les pièces nécessaires pour la finalisation de votre dossier de mobilité, vous pourrez ainsi déposer :

1. Votre attestation de dates réelles de votre mobilité signée par l’établissement d’accueil
2. Vos justificatifs de transports aller et retour
3. Votre attestation sur l'honneur indiquant l'impossibilité de voyager pendant les jours de mobilité physique du BIP et les raisons (pas de transports disponibles le jour-même, raison tarifaire, etc.) dans le cas où vous avez voyagé en dehors des jours de mobilité prévus du BIP

Cette étape est la preuve de votre retour en France et permettra à AMU de mettre en place le versement de votre bourse et le versement de compléments financiers dans le cas où vous êtes concerné.