Calendriers partagés des instances et campagnes

Le projet des calendriers partagés vise à centraliser et faciliter l’accès à l’ensemble des calendriers de gestion des instances et des campagnes d’Aix-Marseille Université (amU), dans une logique de lisibilité, de coordination et d’efficacité collective.

Il s’appuie sur un outil déjà largement déployé et maîtrisé par les utilisateurs — Outlook — afin de favoriser une appropriation rapide, sans rupture dans les usages.

Au-delà de la simple mise à disposition de calendriers, le projet répond à plusieurs enjeux opérationnels :

  • Améliorer la visibilité des échéances et des temps forts institutionnels 
  • Renforcer la coordination entre directions, services et acteurs impliqués 
  • Sécuriser les processus en limitant les oublis et les doublons 
  • Fluidifier l’organisation du travail et la planification des activités 

Le déploiement progressif a également permis de faire émerger de nouveaux usages, avec l’intégration de calendriers d’événements et de calendriers internes aux équipes, traduisant une appropriation élargie de l’outil et une réelle valeur ajoutée pour les utilisateurs.

Projet en cours

  • Simplifier le quotidien des agents
  • Meilleure visibilité d'ensemble des échéances
  • Meilleure anticipation
  • Simplifier le quotidien des agents
  • Meilleure visibilité d'ensemble des échéances
  • Meilleure anticipation

  • Centralisation de leurs différents calendriers
  • Coordination plus fluide
  • Accès à l'information fiable et à jour
  • Centralisation de leurs différents calendriers
  • Coordination plus fluide
  • Accès à l'information fiable et à jour

+ de 50

ateliers "mise en pratiques des calendriers partagés"

100 %

des instances couvertes

100 %

des campagnes intégrées dans l'outil

120 %

du volume initial atteint

Prochain grand jalon 

Le projet est en phase de déploiement.

On peut accéder aux calendriers partagés via les dossiers publics Outlook et à l’aide d’un tutoriel disponible au sein la documentation utilisateur.

Tout agent amU peut via son email outlook accéder aux calendriers partagés Tout agent amU peut via son email outlook accéder aux calendriers partagés.