- Moderniser et sécuriser notre administration
- Numériser les processus de validation des documents
- Fournir un système de signature électronique sécurisé
- Moderniser et sécuriser notre administration
- Numériser les processus de validation des documents
- Fournir un système de signature électronique sécurisé
- Souplesse d'organisation
- Gain de temps pour les agents
- Suivi par l'ensemble des acteurs de la chaîne de décision
- Signer de manière sécurisée quel que soit l'endroit où les décisionnaires se trouvent
- Réduire le volume de documents papiers
- Favoriser une meilleure gestion des archives
- Souplesse d'organisation
- Gain de temps pour les agents
- Suivi par l'ensemble des acteurs de la chaîne de décision
- Signer de manière sécurisée quel que soit l'endroit où les décisionnaires se trouvent
- Réduire le volume de documents papiers
- Favoriser une meilleure gestion des archives
Prochain grand jalon
Le projet est en phase de déploiement tant au niveau des structures utilisatrices (composantes, directions, services, gouvernance,laboratoires, ...) qu'au niveau des types documentaires autorisés dans l'outil.
Actuellement, les usagers du e-parapheur sont les agents en charge de l’émission et du suivi des parapheurs dans les structures internes d’amU, les personnels amenés à contrôler les documents en amont de toute signature, et enfin les personnes habilitées à signer au nom d'amU en vertu d'une délégation de signature du Président.
En amont de toute utilisation, des circuits doivent être définis et paramétrés dans amUparapheur. Pour chaque circuit, il s’agit de définir :
- Le nombre d’étapes du circuit
- Le type d’action par étape : validation ou signature (niveau de signature le cas échéant)
- L’intervenant par étape (et son suppléant le cas échéant)
- Les types de documents autorisés dans ce circuit
Pour démarrer, un gestionnaire habilité ouvre un parapheur dans l’un des circuits prédéfinis dans amUparapheur. Il y dépose le(s) document(s) à signer et les éventuelles annexes et peut rédiger un commentaire à destination des intervenants du circuit.
Lorsque le gestionnaire clique sur « envoyer le parapheur », le premier intervenant du circuit reçoit une notification l’avertissant qu’un document est en attente d’action de sa part sur l’outil amUsign. Si l’intervenant valide le parapheur, une notification est envoyée à l’intervenant suivant. Si un intervenant rejette le parapheur ou demande des informations complémentaires, le gestionnaire est averti et donne suite aux remarques de l’intervenant avant de relancer le parapheur.
La signature dans amUsign se base sur un certificat nominatif de signature électronique.
Lorsque le dernier intervenant a signé, le gestionnaire est averti par mail et peut alors récupérer le(s) document(s) signé(s) pour suites à donner.
Tous les intervenants du circuit peuvent suivre l’avancée du parapheur et ont accès au(x) document(s) signé(s) à la fin.
- amUparapheur permet la création de circuits, l’émission et le suivi de parapheurs et l’accès aux documents signés. Il s’adresse aux gestionnaires de parapheurs.
- amUsign permet la validation et la signature de documents, le suivi des parapheurs et l’accès aux documents signés. Il s’adresse aux valideurs et signataires.
Le règlement européen eIDAS définit 3 niveaux de signature électronique : simple, avancée, qualifiée.
- Un logiciel gratuit de consultation de pdf, tel qu’Acrobat Reader, propose un niveau de signature électronique simple : c’est le niveau basique, avec une faible authentification et une valeur juridique limitée.
- amUsign propose un niveau de signature électronique avancée : l’identification du signataire est plus fiable, la signature est basée sur ces mécanismes cryptographiques, le lien entre la signature et le document permet de détecter des modifications qui seraient effectuées après signature.