- Centraliser toutes les conventions amU (hors conventions de stage) dans un même outil et centraliser tous les documents associés : justificatifs financiers, justificatifs scientifiques, avenants...
- Sécuriser le processus par une traçabilité de toutes les étapes : élaboration, instruction, expertises, validations, signatures, passage en Conseil, exécution et clôtures, plus avenant éventuel
- Fluidifier la gestion, faciliter le suivi par tous les acteurs
- Piloter l'activité via la mise à disposition de tableaux de bord, d'indicateurs et d'extractions
- Organiser les remontées de l'ensemble des conventions au Conseil d'Administration
- Centraliser toutes les conventions amU (hors conventions de stage) dans un même outil et centraliser tous les documents associés : justificatifs financiers, justificatifs scientifiques, avenants...
- Sécuriser le processus par une traçabilité de toutes les étapes : élaboration, instruction, expertises, validations, signatures, passage en Conseil, exécution et clôtures, plus avenant éventuel
- Fluidifier la gestion, faciliter le suivi par tous les acteurs
- Piloter l'activité via la mise à disposition de tableaux de bord, d'indicateurs et d'extractions
- Organiser les remontées de l'ensemble des conventions au Conseil d'Administration
Pour les agents :
- Adaptabilité de l'outil, adéquation aux besoins des acteurs impliqués : référents conventions dans les structures, experts juridiques, autres experts (financiers, patrimoine, RH, recherche, ...), gouvernance (valideurs, signataires)
- Simplification et structuration des étapes de traitement des conventions : identification et rationalisation des types de conventions et des processus associés
- Sécurisation : traçabilité des étapes dans l'outil, diminution des risques de perte de documents et/ou de versions
- Centralisation de l'ensemble des documents associés à une convention dans un même outil
Pour les bénéficiaires (enseignants-chercheurs, personnels, partenaires, ...) :
- Meilleur suivi des conventions
- Réduction des délais de traitement
- Réduction des pertes de documents
Pour les agents :
- Adaptabilité de l'outil, adéquation aux besoins des acteurs impliqués : référents conventions dans les structures, experts juridiques, autres experts (financiers, patrimoine, RH, recherche, ...), gouvernance (valideurs, signataires)
- Simplification et structuration des étapes de traitement des conventions : identification et rationalisation des types de conventions et des processus associés
- Sécurisation : traçabilité des étapes dans l'outil, diminution des risques de perte de documents et/ou de versions
- Centralisation de l'ensemble des documents associés à une convention dans un même outil
Pour les bénéficiaires (enseignants-chercheurs, personnels, partenaires, ...) :
- Meilleur suivi des conventions
- Réduction des délais de traitement
- Réduction des pertes de documents
+ de 6000
conventions par an
Prochain grand jalon
Entre mars et juin 2026 : travaux sur les spécifications fonctionnelles amU et reprise du développement de l'outil au sein d'amU
Un outil de pilotage et de gestion des conventions est avant tout un outil de gestion interne qui sert à organiser, suivre et optimiser l’ensemble des conventions (partenariats, contrats de recherche, prestations, etc.). Cela permet de regrouper en un seul endroit toutes les conventions signées par l’université et de suivre les activités et résultats par la production d’indicateurs, à des fins de pilotage stratégique. De manière plus opérationnelle, l’outil permettra de suivre le processus d’élaboration et de validation des conventions, ainsi que la phase d’exécution des conventions, notamment le suivi des aspects financiers et la gestion des échéances.
Il s’agit avant tout d’un outil de gestion interne, mis à la disposition des structures internes de l’Université. Seules les personnes habilitées pourront accéder à l’outil, et les périmètres d’accès seront ajustés en fonction des profils : rédacteurs de convention, directeurs de structures, experts juridiques, experts d’autres domaines (finances, RH, recherche, patrimoine…), responsable financier, gouvernance. Il est envisagé de permettre à des partenaires externes d’accéder aux conventions qui les concernent depuis l’outil, lors de la phase d’élaboration, si cela s’avère opportun.
À l’exception des conventions de stage (qui sont gérées dans l’outil AMU-stage) et des contrats liés aux commandes publiques (qui sont gérés sur la plateforme des marchés publics de l’Etat), toutes les conventions signées par amU seront centralisées dans cet outil, quel que soit le domaine : recherche, formation, RH, patrimoine, international, etc.