FACTURATION - MODALITES PRATIQUES DESTINEES AUX FOURNISSEURS DE L'UNIVERSITE

1. Comment transmettre une facture à l'université ?
2. Que doivent contenir les factures ?
3. Consignes particulières
Liens utiles (faire défiler le curseur jusqu'en bas de la page)

1. Comment transmettre une facture à l'université ?

Selon le décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif à la facturation électronique, les factures sont transmises directement sur le portail de dématérialisation des factures CHORUS PRO.

Exceptions :

  • Micro-entreprises : jusqu'au 1er janvier 2020, les micro-entreprises sont autorisées à envoyer leurs factures au format papier à l'adresse indiquée sur le bon de commande
     
  • Factures de marchés de travaux : se référer au tableau

Vous êtes

Facture envoyée à

Format

Action attendue

Sous-traitant

Titulaire du marché

Papier

Validation par le titulaire + Envoi au service facturier Bâtiments

Co-traitant

Mandataire du marché

Papier

Validation par le mandataire+ Envoi au service facturier Bâtiments

Titulaire

Maître d’œuvre externe

Papier

Validation par le MO+ Envoi au service facturier Bâtiments

Titulaire

-

Dématérialisé

Dépôt direct des factures sur CHORUS PRO

Astuces !

  • Les fournisseurs étrangers peuvent déposer leurs factures sur CHORUS PRO en s’identifiant dans la zone « fournisseurs sans SIRET ».
  • Il arrive que le portail de dématérialisation soit en maintenance ; dans ce cas, il est préférable de se connecter ultérieurement

2. Que doivent contenir les factures ?

2.1. Les factures doivent obligatoirement être libellées au nom d'Aix Marseille Université et comporter les mentions suivantes (article 242 nonies A du CGI annexe2) :

nom complet et adresse du prestataire fournisseur et du client
le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers
le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET
le cas échéant, numéro d'identification TVA de l'assujetti ayant effectué la livraison du bien ou la prestation de service
le cas échéant, numéro d'identification TVA du clien
pour chacune des prestations rendues, la dénomination précises, selon le cas les prix unitaires et la quantités ou les prix forfaitaires
tous rabais, remises et ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liées à cette opération
date de livraison de biens ou réalisation de la prestation
taux de TVA appliqué, montant de la taxe à payer et par taux d'imposition, le total hors taxes et la taxe correspondante mentionnés directement sauf si régime particulier
en cas de régime particulier - exonération, auto-liquidation ou application de la marge bénéficiaire - la référence à la disposition pertinente de la réglementation EPN sur le territoire duquel est réalisé l'opération ou à la disposition correspondante de la sixième directive TVA. Dans ce cas, les factures sont établies par le prestataire en hors taxes. les mentions particulières selon le cas :
  • en cas de franchise de base : "TVA non applicable, article 293B du code général des impôts"
  • en cas d'auto-liquidation : "TVA due par le client et selon le cas, article 283 du CGI ou article 21  de la sixième directive TVA "

 

2.2. Les factures doivent obligatoirement mentionner un numéro de bon de commande (nommé engagement juridique dans CHORUS PRO), point d'entrée indispensable de notre système  d'information financier et comptable. En son absence, le service facturier ne peut pas traiter les factures

Mémo !

Si vous ne connaissez pas le numéro de commande obligatoire, vous devez contacter directement la personne ou le service acheteur de l’université qui effectue l’achat ou passe un contrat avec vous.

Les services facturiers de l’agence comptable – vos principaux interlocuteurs via CHORUS PRO ou mail – ne sont pas émetteurs de bon de commande. Il est donc inutile de vous adresser à eux pour l’obtenir.

3. Consignes particulières pour éviter les rejets du comptable

Les factures sont rejetées soit directement dans CHORUS PRO ou par courrier selon les cas. Quelques motifs de rejet à titre d'exemple :

  • absence de mention de bon de commande valide
  • facture envoyée par courrier (sauf exceptions mentionnées plus haut)
  • éléments de facturation erronés
  • absence de service fait, ...

Voir les liens utiles et notamment le "Guide pour faciliter la transmission des factures"

Liens utiles :

Mots-clés
service facturier
fournisseur
agence comptable
chorus pro
dématérialisation
facture