DEMATERIALISATION DES FACTURES - GUIDE POUR FACILITER LA TRANSMISSION DES FACTURES

Mémos et astuces en fin de page
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1. Qu'est-ce que CHORUS PRO ?
2. Quelles sont les données essentielles pour transmettre une facture via CHORUS PRO ?
3. Où trouver les données essentielles sur un bon de commande ?
4. Où saisir le code service et la référence de bon de commande (= n° d'engagement) obligatoires dans CHORUS PRO ?
Liens utiles

1. Qu'est-ce que CHORUS PRO ?

CHORUS PRO est le portail gratuit dédié à la facturation électronique pour l'ensemble des administrations publiques. Il est administré par l'AIFE. Les fournisseurs transmettent leurs factures au format dématérialisé, suivent l'avancement du traitement tout en réduisant les coûts et les délais de paiement. Le décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique rend obligatoire l'utilisation de ce portail pour toutes les factures adressées à l'université.

 

2. Quelles sont les données essentielles pour transmettre une facture via CHORUS PRO ?

  • le numéro de SIRET identifiant Aix-Marseille Université comme destinataire de la facture : 13001533200013
  • le numéro d'engagement que vous trouverez sur le bon de commande que doit vous remettre obligatoirement le service acheteur de l'université lorsqu'il effectue sa commande (voir plus bas)
  • le code service, mentionné dans l'adresse de facturation figurant sur le bon de commande (voir plus bas)
Code service Intitulé
01BATIMENTS Factures destinées au service facturier des bâtiments
02RECHERCHE Factures destinées au service facturier du secteur de la recherche
03HORSRECHERCHE Factures destinées au service facturier du secteur hors recherche
04AMIDEX Factures destinées à la fondation AMIDEX

Mémo !

Si vous ne connaissez pas le numéro de commande obligatoire, vous devez contacter directement la personne ou le service acheteur de l’université qui effectue l’achat ou passe un contrat avec vous.

Les services facturiers de l’agence comptable – vos principaux interlocuteurs via CHORUS PRO ou mail – ne sont pas émetteurs de bon de commande. Il est donc inutile de vous adresser à eux pour l’obtenir.

3. Où trouver les données essentielles sur un bon de commande ?

 

4. Où saisir le code service et la référence de bon de commande (= n° d'engagement) obligatoires dans CHORUS PRO ?

 

4.1. Où saisir le code service ? dans la rubrique "Destinataire de la facture"

attention !

- l'université n'est pas un destinataire de l'état (cocher "non")

- ne pas mettre d'espace entre les caractères dans le champ "code service"

 

4.2. Où saisir le numéro de bon de commande obligatoire ? dans la rubrique "Références"

 

Astuces !

  • Il n’est pas nécessaire de faire une demande de rattachement.
  • La référence du bon de commande doit figurer à deux endroits :

             De manière visible sur la facture déposée sur le portail

             Dans le champ « références  - n° d’engagement » à compléter au moment du dépôt

  • Toujours valider votre facture ; sinon elle conserve le statut « brouillon » et n’est pas transmise.
  • Les annexes ne sont pas récupérées par le système informatique de l’université. Elles doivent être intégrées dans le même fichier que celui de la facture.

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