FAQ destinée aux personnels d’AMU

Conformément aux recommandations nationales, l’université est fermée et a activé son Plan de continuité d’activités (PCA) et son plan de Continuité Pédagogique. 
Afin de répondre aux questions que chaque personnel peut se poser dans cette situation exceptionnelle, cette Foire aux Questions synthétise les réponses aux questions les plus générales qui nous ont déjà été posées. 

Prenez régulièrement connaissance des informations actualisées sur ce site IntrAMU, lisez régulièrement vos mails et suivez l’actualité de notre université sur les réseaux sociaux (TwitterFacebookLinkedIn) et INTRAmu . Enfin, les sites internet et les comptes de réseaux sociaux des composantes proposent également des informations utiles aux personnels et aux étudiants, n’oubliez pas de les consulter ! 

 

1. Questions générales

La fermeture de l’université concerne-t-elle tous les personnels ?

Oui : tous les personnels d'AMU doivent rester chez eux. Depuis le lundi 16 mars 2020, plus aucun personnel ne se rend au bureau ou au laboratoire, et ce jusqu'à nouvel ordre. Les fonctions vitales de l’établissement nécessitent cependant de mettre en place une dérogation pour certains personnels identifiés dans le cadre du Plan de Continuité d’Activité.

Quels sont les impacts de la fermeture des locaux de l’université sur les activités ?

Dans des circonstances urgentes et inédites, il n’est plus possible de poursuivre un fonctionnement ordinaire pour l’ensemble des activités de l’Université. 
Le plan de continuité d’activités fixe les activités vitales maintenues dans ces circonstances exceptionnelles et en organise l’exécution. 
Dans la mesure où l’ensemble des citoyens est contraint à demeurer confiné à domicile, le travail est réalisé, autant qu’il est possible, selon la modalité de télétravail, en utilisant tous les moyens disponibles.

Lorsqu’une activité vitale nécessite une action inévitablement présentielle, le Plan d’activités prévoit la liste des personnels susceptibles de pouvoir accéder aux locaux de l’université à partir du 17 mars, pour le temps strictement nécessaire et en prenant toutes les mesures de protection sanitaire et de distanciation sociale.
Si vous êtes dans ce cas, vous devrez avoir reçu de la part de la Direction de l’Hygiène, de la Sécurité et Environnement une autorisation nominative de déplacement professionnel signée par le Président de l’Université. Vous devrez vous en munir lors de vos déplacements et établir également une auto-certification en utilisant le formulaire officiel.

Nota : Les personnels relevant des Organismes de Recherche doivent obtenir ce document de leur délégation Régionale.


Les événements sont-ils annulés (compétitions sportives, concerts, conférences...) ?

L'ensemble des événements, colloques et autres cérémonies est annulé jusqu'à fin mai - date évolutive en fonction de l'évolution de la pandémie de COVID-19.

Vous deviez accueillir prochainement un collègue en provenance de France / de pays étranger, devez-vous reporter sa venue ?

Oui. Compte tenu de l’évolution de la pandémie de Coronavirus Covid-19 et des mesures de confinement prises par l’État, tout accueil d’une personne ne revêtant pas de caractère indispensable est suspendu jusqu’à nouvel ordre.

 

2. Modalités de travail 

Comment pouvez-vous assurer vos missions en cette période de fermeture exceptionnelle ?

Les responsables hiérarchiques sont incités à favoriser le recours au télétravail lorsque cela est possible et à adapter les organisations de travail aux nouvelles contraintes personnelles (fermeture des écoles, confinement, …). Ainsi, AMU prend en compte les dispositifs RH appropriés (autorisation de télétravail et autorisation spéciale d'absence) permettant le maintien des rémunérations et des droits des agents concernés, titulaires ou contractuels, selon une durée et des modalités adaptées aux circonstances. 

Après accord de votre responsable hiérarchique, vous pouvez recourir au télétravail. Quelle procédure devez-vous suivre ?
Dans la mesure du possible, le télétravail doit être la solution privilégiée, soit à partir du matériel universitaire dont vous disposez déjà soit avec votre matériel personnel. Vos activités et leurs modalités d'organisation sont à définir avec votre responsable hiérarchique, en tenant compte bien entendu des contraintes personnelles induites par les circonstances exceptionnelles. 

Quels sont les outils numériques mis à votre disposition ?

Aucune réunion de travail en présentiel n’étant maintenue, les mails et téléphones, les audioconférences ou visioconférences sont les moyens d'échanges privilégiés. 
Un ensemble d'outils numériques permettant le travail à distance est mis à votre disposition sur le site suivant : https://teletravail-pandemie.univ-amu.fr/
De nouveaux outils viendront compléter ce kit dans les prochains jours. Consultez donc régulièrement cette page web.

Vous ne disposez pas de matériel informatique professionnel, comment pouvez-vous télétravailler ?

Si vos activités ne nécessitent pas de connexion spécifique à des applications métiers et si vous disposez d’un matériel informatique personnel, vous pouvez l’utiliser (bureautique, messagerie…). De plus, de nouveaux outils sont progressivement mis en place par la direction des systèmes informatiques, pour faciliter le télétravail, même sans matériel informatique professionnel. Contactez votre responsable hiérarchique pour organiser avec lui ces modalités de travail exceptionnelles.

Modalités d'accès aux campus pour les personnes mobilisées dans le cadre du plan de continuité d'activités (PCA)

Quelles sont les consignes générales à respecter ?

A compter du lundi 16 mars , l’accès aux bâtiments est prohibé, à l’exception des personnels réalisant une activité vitale nécessitant un travail présentiel. La référence pour ces autorisations est constituée par les plans de continuité d’activités opérationnels établis par chaque structure, communiqués à la Direction de l’Hygiène, de la Sécurité et de l’Environnement et pour les seules personnes autorisées dans le cadre de ces plans de continuité d’activités (aucun accompagnant). 

Ces activités vitales sont peu nombreuses et essentiellement : les travaux de recherche des 4 unités de Recherche mobilisées sur le COVID-19, la maintenance ou la surveillance d’installations techniques et de plate-formes. 

Si vous êtes dans ce cas, vous devrez avoir reçu de la part de la Direction de l’Hygiène, de la Sécurité et Environnement une autorisation nominative de déplacement professionnel signée par le Président de l’Université. Vous devrez vous en munir lors de vos déplacements et établir également une auto-certification en utilisant le formulaire officiel.

S’il vous paraît qu’une des activités vitales de l’établissement que vous accomplissez n’a pas été recensée, adressez-vous à votre responsable hiérarchique qui sollicitera une modification du PCA auprès de la DHSE. 

Quelles sont les recommandations sanitaires pour ces déplacements dérogatoires – port de gants, masques ?

Les recommandations sanitaires sont les mêmes que vous soyez à votre domicile ou que vous ayez à venir sur les campus et notamment respecter impérativement les gestes barrières, dont la distance d’au moins 1 mètre en les personnes. Pour les déplacements entre le domicile et le laboratoire (et interne au laboratoire), le port du masque chirurgical et des gants ne sont pas utiles pour les personnes qui ne sont pas malades. En revanche, les personnels mobilisés dans le cadre du PCA et devant rencontrer des collègues percevront des équipements de protection. Les modalités de perception leur seront communiquées par mail en même temps que les consignes de travail.

Comportement à adopter

Attention : Consignes à respecter si vous avez des symptômes (toux, fièvre) qui vous font penser au COVID-19 : vous restez bien à domicile, évitez les contacts, appelez un médecin avant de vous rendre à son cabinet ou appelez le numéro de permanence de soins de votre région.

  • Vous pouvez également bénéficier d’une téléconsultation.
  • Si les symptômes s’aggravent avec des difficultés respiratoires et des signes d’étouffement, appelez rapidement le SAMU- Centre 15. » 
  • Notez également le numéro vert pour les renseignements sur le coronavirus COVID-19 : 08 00 13 00 00

Merci de veiller à informer votre responsable hiérarchique pour que vos missions inscrites au plan de continuité d'activités puissent être reprises.
 


3. Questions RH

Vous devez garder vos enfants suite à la fermeture des établissements scolaires et au confinement, et ne disposez d’aucun moyen de télétravailler. Quelle procédure devez-vous suivre ? 

Selon votre situation personnelle, vous pouvez convenir avec votre responsable hiérarchique du recours à l’autorisation spéciale d’absence. Ce dernier peut prendre l’attache de la Direction des Ressources Humaines d’AMU pour toute question.
Concrètement, vous êtes en congé sans que cette autorisation spéciale d’absence ne vienne en déduction de vos droits à congés annuels.

Vous télétravaillez ou vous bénéficiez d'une autorisation spéciale d'absence, quels sont les impacts sur votre carrière et sur votre paie ?

Que vous ayez recours au télétravail ou à une autorisation spéciale d’absence, il n’y a aucun impact sur le déroulement de votre carrière (calcul de l’ancienneté, droits à l’avancement, droits à pension, …), sur le maintien de votre droit à rémunération, et sur vos droits à congés annuels, dans le cadre des dispositions réglementaires applicables.

Vous êtes placé en arrêt de travail par votre médecin, que se passe-t-il ?

En la matière, les règles usuelles s’appliquent, telles que fixées par les dispositions et pratiques en vigueur à ce jour. Ainsi, vous devez transmettre votre arrêt de travail à votre supérieur hiérarchique dans les délais réglementaires (48h). 

 

4. Enseignements et continuité de service pédagogique

Avez-vous l’obligation d’assurer vos enseignements ?

Oui, en organisant la continuité pédagogique pour vos étudiants. La continuité pédagogique vise, en cas d’éloignement temporaire d’un étudiant ou de fermeture de l’université, comme c’est le cas depuis le 16 mars, à maintenir un lien pédagogique entre les enseignants et les étudiants. Elle consiste à continuer à dispenser les enseignements par tous les moyens dématérialisés possibles (mise en ligne de ressources pédagogiques, captation vidéo, classes virtuelles, forum....). Toute l'équipe du Centre pour l’Innovation Pédagogique et Evaluation (CIPE) est à votre disposition pour vous accompagner à distance. C'est le cas aussi des équipes de votre département d’enseignement, de votre institut et de votre composante. 

Comment pouvez-vous continuer à assurer vos cours à distance ?

Dans le cadre de la continuité des activités pédagogiques, vous êtes invité à déposer vos cours et autres supports pédagogiques, quel qu’en soit le format (écrit ou vidéo), sur la plateforme pédagogique Moodle d’AMU. Au-delà de Moodle, différents outils vous permettront de mettre en place et d’assurer des enseignements à distance.


Vous êtes vacataire, vos enseignements en présentiels sont annulés à partir du 16 mars, les heures que vous deviez effectuer vous seront-elles rémunérées ?

Oui dans la mesure où mes enseignements sont transposés dans le plan de continuité des activités pédagogiques, plan qui s’appuie notamment sur des enseignements proposés en distanciel.


5. Quelques services qui peuvent vous être utiles :

Pour les quelques personnels devant se rendre sur site pour travailler

Le SCASC

Notre partenaire people & baby propose certaines crèches réquisitionnées et micro-crèches qui restent ouvertes afin de recevoir les enfants des personnels prioritaires et indispensables à la gestion de la crise sanitaire. Ainsi si vous et/ou votre conjoint faites partie de cette liste prioritaire, nous vous encourageons à contacter :

 

Les BU

Proposent de nombreux services à distance

 

Activité physique et sportive

Le maintien d’une activité physique régulière demeure un objectif important pour la santé de toutes et tous. Pour cette raison, l'équipe du SUAPS d'AMU insiste sur l’importance de maintenir une activité physique tout en restant à son domicile.

  • « Nous vous invitons à consulter régulièrement la page suivante et le site AGON rubrique "Actualités", qui centralisera l'ensemble des propositions de séances réalisables à domicile. Elles sont accessibles à toutes et tous. Prenez soin de vous. L'équipe du SUAPS."

 

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